Come vengono gestiti i flussi logistici per l'accesso nel quartiere fieristico di migliaia di allestitori ed espositori?

La gestione della logistica di una Venue come BolognaFiere è caratterizzata da una serie di aspetti fortemente interconnessi da dover considerare e analizzare puntualmente prima di ogni allestimento. Spazio e tempo sono sicuramente le due risorse della Venue dalle quali prende forma
l’articolata attività di gestione della logistica.

Lo spazio

La Venue fieristica occupa un’area urbana del Quartiere San Donato di Bologna, costituita da un complesso di 20 padiglioni più aree esterne e spazi funzionali di servizio, delimitata a sud-est dal centro storico della città e a nord dalla rete autostradale con il casello BolognaFiere a pochi passi dall’ingresso veicolare che si affaccia su Via Michelino.
Se da un lato la prossimità al centro storico rappresenta un punto di forza della Venue per la sua capacità di attrattività di pubblico nazionale ed internazionale, in termini logistici diventa imprescindibile operare costantemente con corrette analisi funzionali mirate a garantire e a minimizzare l’impatto dei flussi generati con il traffico locale e cittadino.
Il posizionamento del Quartiere in prossimità dell’uscita autostradale rappresenta un asset strategico estremamente funzionale all’ingresso e all’accoglienza dei mezzi, pesanti e non, tuttavia non può prescindere da una pianificazione attenta dei flussi durante tutte le fasi
della manifestazione.
È, infatti, durante l’allestimento di grandi fiere ed eventi che emerge la professionalità dei nostri operatori nel gestire, attraverso un’analisi logistica puntuale, il continuo accesso di mezzi pesanti evitando di congestionare la viabilità cittadina; durante le manifestazioni a maggiore impatto sul Quartiere vengono anche utilizzati strumenti specifici quali, ad esempio, il sistema ribattezzato “terminal”: un grande parcheggio di stazionamento, a
pochi metri dall’uscita autostradale, che permette di gestire temporalmente il flusso di accesso dei mezzi pesanti in fiera.
Inoltre, la Venue è sempre presente e protagonista nei tavoli dedicati alla mobilità pubblica promossi dalle autorità locali, facendosi portavoce e suggerendo soluzioni specifiche volte a semplificare e migliorare i flussi di mobilità sul territorio.

Il tempo

La gestione degli spazi e dei flussi diventa ancor più sfidante alla luce delle tempistiche con cui si susseguono manifestazioni ed eventi all’interno della Venue.
I ritmi della nostra vita lavorativa sono scanditi dal “calendario fieristico”, un complesso asse cartesiano all’interno del quale devono convivere ogni anno oltre 100 eventi tra manifestazioni fieristiche B2B e B2C, meeting e congressi cui si aggiungono ricchi palinsesti teatrali, musicali e sportivi.
Una Venue sempre aperta e integrata alla città: oltre allo storico Teatro EuropaAuditorium che nel 2024 ha sfiorato le 100.000 presenze, temporaneamente il Quartiere ospita anche la stagione di spettacolo del Teatro Comunale, nel Padiglione oggi ribattezzato Comunale
Nouveau, oltre alle manifestazioni sportive (Virtus Arena e Davis Cup) ospitate attualmente al Padiglione 37.

Nella gestione di un parco eventi così articolato, qualificato ed estremamente diversificato, la Venue si pone sempre al servizio degli organizzatori sia nell’individuare la più corretta collocazione in calendario, così da accogliere le esigenze commerciali dei singoli interlocutori, che garantire la compatibilità tecnica per una convivenza contestuale adeguata nei diversi spazi attivati.
La gestione operativa coordinata dai Project Manager di manifestazione della struttura di Venue rappresenta la fase avanzata del progetto.
Il compito di queste figure è da un lato quello di intercettare le esigenze dell’organizzatore, suggerendo le opzioni più adeguate in termini di gestione di tempi e spazi e, dall’altro, operare con i team interni (logistica, safety&security, ufficio tecnico, allestimenti) per individuare le soluzioni migliori praticabili.
Nasce così il piano della logistica: una serie di elaborati, messi a disposizione di tutti gli interlocutori interni ed esterni, che disciplinano i vari task della manifestazione. Questo approccio permette di gestire correttamente in ogni aspetto la manifestazione affrontando nel modo più adeguato i grandi flussi di persone e mezzi tipici di grandi eventi.
Quali sono le sfide che ci aspettano per il futuro? Il grande effort andrà riservato all’investimento in tecnologie informatiche, sulla valorizzazione delle professionalità interne e sulla capacità di attrarre nuovi talenti che ci permetteranno di affrontare con coraggio e determinazione le sfide future.
Il desiderio di attrarre nuovi eventi e di potenziare gli eventi già a calendario garantendo piena funzionalità e contribuendo così al loro successo rimane sicuramente la nostra missione.